取引先から届いた注文書や請求書のPDFを開いて、品名・数量・金額をExcelや業務ソフトへ入力する。FAXで受け取った注文書を見ながら入力する会社も、まだ少なくありません。単純に思える作業でも、件数が増えるほど時間がかかります。読み違いがあれば、確認や修正にもさらに時間を取られます。
この記事では、PDFからExcelへの転記を減らす方法を紹介し、AIに読み取りを任せるときに人が確認すべき項目を説明します。
PDFの転記に時間がかかる理由
転記で時間を取られるのは、入力そのものよりも、次のような「読む・確かめる」作業に手間がかかるためです。
- 取引先によって書式が異なるため、何がどこに書かれているかを毎回探す
- FAXや手書きの文字を読み取りにくく、数字を何度も確かめる
- 電卓を使い、合計が合っているかを確認する
- 取引先ごとの書き方の癖を、決まった担当者しか把握していない
転記を減らす方法は2つ：入口を変えるか、読み取りを任せるか
当社はWeb事業を通じて、自動車部品を扱う会社の仕組みづくりに関わったことがあります。その会社では、それまでFAXと電話で注文を受けていました。そこで、注文や見積もりの依頼を、お客様がWeb上から送れるようにしました。最初から注文が文字のデータで届くため、書き写す作業そのものがなくなります。
とはいえ、すべての取引先にすぐWebへ移ってもらえるとは限りません。引き続きFAXやPDFで送ってくる取引先がある場合には、届いた書類をAIで読み取る方法が向いています。
| 方法 | 向いている場合 | 注意すること |
|---|---|---|
| 入口を変える（Webで注文を受ける） | 注文する側に、Webでの送付をお願いできる関係がある | 取引先への案内と、移行にかかる期間が必要 |
| 読み取りをAIに任せる | 今後も書式の異なるPDFやFAXが届く | 読み取り結果を人が確認する手順が必要 |
一方だけを選ぶ必要はありません。Webで受けられる注文はWebに移し、残るPDFはAIで読み取る、といった組み合わせもできます。
PDFの読み取りをAIに任せるときの流れ
- メールに添付されたPDFや共有フォルダに届いたPDFを、決まった場所へ集める
- 取引先・品名・数量・単価・金額・納期などをAIが読み取る
- 元のPDFと見比べられるように、確認用の一覧を作る
- 担当者が内容を確認し、必要な箇所を修正する
- Excelや業務ソフトへ取り込める形式で出力する
取引先ごとに書式が異なっていても、AIは項目の意味から内容を読み取れます。一方、合計や税額など、計算で決まることの確認には、AIではなく通常のプログラムを使います。こちらのほうが確実で、費用も抑えられます。
人が確認すべき項目
当社のデモで、書式がそれぞれ異なる注文書や請求書を読み取らせると、次のような結果が得られました。
- 手書きのFAX注文書で、数量欄に「1か2？」という書き込みがある行を、AIは「確度：低」と判断し、その理由も添えた
- 明細の合計と小計が一致していない請求書では、プログラムで計算を確認した結果、「合いません」と表示された
このように、読み取りが不確かな項目や計算が一致しない項目に、印を付けることはできます。ただし、印は確認の助けになるもので、すべての誤りを見つけられるわけではありません。次の項目については、印が付いているかどうかにかかわらず、元の書類と照らし合わせて確認する手順にします。
- 金額（単価・小計・合計）
- 数量と単位
- 品番・品名
- 取引先名
- 納期・支払期限
業務ソフトへ最終的に取り込む作業も、確認を終えてから担当者が行います。
まとめ：PDFの転記は「読む・確かめる」を減らす
- 転記では、打ち込みよりも「読む・確かめる」ことに多くの手間がかかる
- Webで注文を受けられる場合は、入口を変えることで転記そのものをなくせる
- 引き続き届くPDFやFAXはAIで読み取り、確認用の一覧を作る
- 計算はプログラムで確認し、重要な項目は人が元の書類と照らし合わせる
メールで届く問い合わせの整理は、「問い合わせメールの自動化は、分類・台帳への記録・返信の下書きから始める」で説明しています。費用の目安については、「AI業務自動化の費用はいくら？」をご覧ください。
書式が異なる注文書・請求書・見積書の読み取りを、デモで試せます。手書きのFAXや、軽減税率が混ざった請求書のサンプルも用意しています。仕組みの内容や料金については、PDF・Excel・転記の改善のページでご案内しています。自社の帳票でも試せるか知りたい場合は、無料相談（30分）でお伺いします。